1.1 Engagement à la protection de la vie privée

Nous prenons l’engagement de protéger la vie privée de nos utilisateurs. Nous recueillons et utilisons les informations personnelles uniquement avec leur consentement explicite et dans le respect des lois applicables.

1.2 Acceptation des termes de notre politique

En accédant à notre site web etesvousswag.com ou en nous fournissant des informations personnelles, vous acceptez les termes de notre politique de confidentialité. Cela inclut votre consentement à la collecte et à l’utilisation de vos informations personnelles conformément à cette politique.

1.3 Droit de retrait du consentement

Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. Cependant, cela est soumis à certaines restrictions légales ou contractuelles. Nous vous informerons des conséquences possibles de ce retrait, telles que l’impossibilité de fournir certains produits ou de traiter certaines demandes. Votre décision de retrait sera enregistrée dans nos dossiers.

1.4 Exceptions au besoin de consentement

Dans certaines circonstances exceptionnelles, nous pouvons recueillir, utiliser ou divulguer des informations personnelles sans obtenir préalablement votre consentement. Cela peut se produire dans des situations où des impératifs juridiques, médicaux ou de sécurité rendent l’obtention de votre consentement impossible ou peu pratique. Ces situations comprennent, mais ne sont pas limitées à, les cas de suspicion de rupture de contrat, la prévention ou la détection de fraude, ou les besoins liés à l’application de la loi.

2.1 Nous recueillons des renseignements personnels via divers moyens, tels que:

• Courriels et communications avec notre service à la clientèle
• Formulaires de demande en ligne (soumission, candidature et formulaire de contact)
• Cookies et technologies similaires sur notre site Web
• Inscription à l’infolettre et au blogue

2.2 Nous pouvons également recueillir des informations via des tiers, tels que :

• Un prestataire de service technologique comme un service d’infolettres.
• Réseaux sociaux professionnels comme LinkedIn pour des besoins de recrutement ou de marketing.
• Une société d’hébergement Web stockant des données du site Web dans un serveur et en mode SaaS.
• Une entreprise de marketing numérique analysant le comportement des utilisateurs sur notre site web.
• Un fournisseur de services de sécurité informatique qui surveille les menaces , protège les données et effectue les mises à jour requises.
• Une entreprise de gestion de la relation client (CRM) qui aide à organiser et à analyser les interactions avec les clients.
• Une application analusant les statistiques du site Web.

2.3 Nous pouvons utiliser des technologies avancées pour recueillir des renseignements personnels, notamment pour identifier, localiser ou profiler nos clients (par exemple, pour créer des profils de consommateurs). Cependant, nous tenons à assurer la protection de la vie privée de nos clients :

• Utilisation responsable de la technologie : Nous employons ces technologies uniquement pour améliorer nos services et mieux comprendre les besoins de nos clients.
• Activation des fonctions : Par défaut, ces fonctions sont désactivées pour protéger la confidentialité des données. Nos clients ont toujours le choix d’activer ou non ces fonctionnalités selon leurs préférences.

Nous nous engageons à être transparents sur l’utilisation de ces technologies et à respecter les choix de confidentialité de nos clients.

3.1 Nous recueillons divers types de données, y compris mais sans s’y limiter à :

• Identifiants personnels (nom, adresse postale, courriel, numéro de téléphone)
• Renseignements techniques ou numériques (adresse IP, activités en ligne)
• Données démographiques (âge, origine ethnique, nationalité, lieu de résidence)

3.2 Vie privée des enfants

Nous ne collectons ni ne sollicitons sciemment les informations personnelles d’enfants de moins de 14 ans. En utilisant notre site Web, vous déclarez être âgé d’au moins 14 ans. Si vous avez moins de 14 ans, nous vous prions de ne pas essayer de nous envoyer des informations personnelles. Si nous découvrons que nous avons recueilli par inadvertance des informations personnelles d’un utilisateur de moins de 14 ans, nous tenterons de supprimer immédiatement ces informations de nos fichiers et dossiers. Nous encourageons également les utilisateurs mineurs du site Web âgés de 14 ans ou plus à demander la permission à leurs parents ou tuteurs avant d’envoyer toute information les concernant sur Internet.

Si vous pensez qu’un enfant de moins de 14 ans nous a fourni des informations personnelles, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées fournies dans la section suivante.

4.1 Nous utilisons vos renseignements personnels pour une gamme d’activités essentielles :

• Réponses aux demandes : Pour répondre efficacement à vos demandes et requêtes.
• Inscriptions et participations : Gestion de vos inscriptions à des événements, formations, infolettres, téléchargements depuis notre site web, ou participation à des webinaires.
• Gestion des ressources humaines : Pour la gestion interne et l’administration des ressources humaines, le recrutement, les contrats de travail et les ententes de service.
• Amélioration de l’expérience utilisateur : Exploitation, maintien et amélioration de notre site web, personnalisation de votre expérience en ligne, et fourniture de services et d’informations demandées.
• Communication marketing : Envoi d’informations, offres spéciales et actualités pertinentes, avec possibilité de se désabonner à tout moment.

Ces utilisations visent à enrichir votre expérience avec nos services et à faciliter une interaction efficace avec notre organisation.

4.2 Nous offrons diverses options pour vous permettre de contrôler et de limiter la collecte de vos renseignements personnels. Ces options comprennent :

• Choix de communication : Vous pouvez choisir de recevoir nos communications par différents moyens (téléphone, SMS, courriel), ou de les refuser complètement.
• Paramètres de compte : Lors de la création d’un compte sur notre site, vous avez la possibilité de ne pas participer à certains services ou programmes de fidélité.
• Gestion des cookies : Notre site vous permet de refuser ou de personnaliser l’utilisation des cookies. Veuillez noter que le blocage de certains cookies peut affecter l’accessibilité et la fonctionnalité de notre site.
• Consentement granulaire : Dans la majorité des situations, lorsque nous recueillons des renseignements pour des fins spécifiques, vous avez la possibilité de consentir uniquement à certaines utilisations de vos données.

Il est important de noter que certaines de ces options peuvent limiter votre accès à toutes les fonctionnalités de notre service. Par exemple, en refusant certains cookies, certaines parties de notre site Web peuvent ne pas fonctionner comme prévu, ou en choisissant de ne pas créer de compte, certaines fonctionnalités de personnalisation peuvent ne pas être disponibles.

5.1 Les renseignements personnels collectés par notre organisation sont accessibles à des catégories spécifiques de notre personnel et à certaines organisations partenaires, dans le but de fournir nos produits et services de manière efficace. Par exemple :

• Service à la clientèle : Accède aux informations de contact pour répondre aux demandes.
• Département TI : Accède aux données techniques pour le support et la maintenance.
• Département marketing : Utilise les données pour les campagnes publicitaires et les études de marché.
• Responsable de la sécurité des renseignements personnels et des données
  (Marie-Eve Turgeon): Accède aux informations pour assurer la sécurité et la protection des données contre les accès non autorisés ou les cyberattaques.
• Consultants juridiques : Utilisent les données pour s’assurer de la conformité avec les lois et règlements en vigueur.
• Fournisseurs de service infonuagique : Hébergent les données sur des serveurs sécurisés, permettant le stockage et la récupération des informations.
• Partenaires de recherche et développement : Accèdent à certaines données pour collaborer sur de nouvelles innovations ou améliorations de produits/services.

Nous veillons à ce que ces informations soient utilisées exclusivement pour les finalités énoncées et dans le respect de la confidentialité. Les transferts de données hors Québec sont effectués dans le cadre de collaborations internationales, tout en assurant une protection adéquate des renseignements conformément aux lois en vigueur.

6.1 Notre site web peut contenir des liens vers des sites web tiers

Lorsque vous suivez ces liens, vous quittez notre site web. Les informations échangées à ce moment-là ne sont plus soumises à notre politique de confidentialité. Nous vous recommandons de prendre connaissance des déclarations de confidentialité des autres sites web que vous visitez avant de fournir toute information.

7.1 Mesures de sécurité pour la protection des renseignements personnels

Pour assurer la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels, Agence Swag adopte des mesures de sécurité rigoureuses, comprenant à la fois des aspects physiques et technologiques. Voici quelques exemples concrets :

• Sécurité physique : Utilisation de systèmes de verrouillage électronique et de serrures de sécurité pour l’accès aux bureaux, armoires et classeurs, installation de caméras de surveillance, et restriction de l’accès aux zones où les données personnelles sont conservées.
• Contrôles d’accès : Limitation de l’accès aux données personnelles aux employés autorisés uniquement.
• Formation du personnel : Sensibilisation régulière du personnel aux meilleures pratiques de sécurité des données.
• Cryptage des données : Protection des données sensibles à l’aide de techniques de cryptage avancées.
• Surveillance et détection des intrusions : Mise en place de systèmes pour surveiller toute activité suspecte et détecter les intrusions potentielles.
• Plans de récupération en cas de sinistre : Élaboration de plans pour restaurer rapidement les données en cas d’incident tel qu’une panne ou une cyberattaque.

Ces mesures visent à protéger les renseignements personnels contre tout accès, utilisation ou divulgation non autorisés, et à maximiser leur intégrité et leur confidentialité. Bien que nous fassions tout notre possible pour protéger vos données personnelles, il est important de garder à l’esprit qu’aucune méthode de transmission via Internet ou de stockage électronique n’est sûre à 100 %. Nous ne pouvons donc pas garantir leur sécurité absolue.

7.2 Engagement du personnel et du conseil d’administration

Chaque employé, administrateur, bénévole, entrepreneur indépendant ou conseiller ad hoc travaillant au sein de l’entreprise s’engage à respecter les informations personnelles que nous recueillons. De plus, ces personnes s’engagent à maintenir la confidentialité des informations propres à nos activités et à ne pas les divulguer ou en faire un usage personnel ou au profit d’autrui. Cet engagement existe dès l’entrée en fonction de l’employé, du directeur, du bénévole, de l’entrepreneur indépendant ou du conseiller ad hoc et se poursuit indéfiniment.

Nous ne conserverons vos données personnelles que pour la durée nécessaire aux fins énoncées dans cette politique de confidentialité. Nous les conserverons et les utiliserons dans la mesure où cela est nécessaire pour respecter nos obligations légales, pour résoudre des litiges et pour faire appliquer nos politiques juridiques.

Nous conserverons également les données d’utilisation à des fins d’analyses internes. Ces données sont généralement conservées pendant une période plus courte, sauf si elles sont utilisées pour renforcer la sécurité ou améliorer la fonctionnalité de notre site web, ou si nous sommes juridiquement obligés de les conserver plus longtemps.

9.1 Reconnaissance et respect de vos droits

Dans le cadre de notre politique de confidentialité, nous reconnaissons et respectons les droits fondamentaux des personnes concernées par les renseignements personnels que nous détenons. Ces droits comprennent :

• Droit d’accès : Les individus ont le droit de consulter les informations personnelles que nous détenons à leur sujet. Par exemple, un client peut demander à voir les données collectées lors de son inscription à notre service.
• Droit de rectification : Si des informations sont inexactes ou incomplètes, les personnes concernées peuvent demander leur mise à jour. Par exemple, un employé peut demander la correction de son adresse postale erronée dans nos dossiers.
• Droit à la désindexation : Les personnes peuvent demander que leurs renseignements personnels soient retirés de la diffusion ou que tout hyperlien associé à leur nom soit désindexé, dans le cas où cette diffusion leur cause un préjudice ou est en violation de la loi ou d’une ordonnance judiciaire. Ce droit à l’effacement ou à l’oubli permet aux individus de contrôler la disponibilité de leurs informations personnelles sur internet.
• Droit de déposer une plainte : En cas de préoccupations concernant le traitement de leurs données, les individus peuvent déposer une plainte conformément à notre processus établi.

Sous réserve des lois applicables, sur réception d’une demande écrite d’une personne et après vérification de son identité, nous informerons la personne si nous détenons des renseignements personnels à son sujet et lui communiquerons ces renseignements.

Nous pouvons refuser à une personne l’accès à ses informations conformément aux lois en vigueur, auquel cas nous motiverons son refus.

Pour faciliter ces droits, les coordonnées de notre responsable de la protection des renseignements personnels sont clairement indiquées pour toute question ou préoccupation. Ces mesures garantissent que les individus peuvent exercer leurs droits en toute confiance et transparence.

Cette politique peut être mise à jour pour refléter les changements dans nos pratiques ou les exigences légales. Les modifications seront publiées sur notre site Web. Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette politique de confidentialité pour vous tenir informé de tout changement.

Toute demande ou question au sujet de cette politique de confidentialité peut être envoyée à la personne responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse suivante :

• Par courriel : Marie-Eve Turgeon
• Par courrier postal : 100, avenue Sainte-Agnès Donnacona (Qc) G3M 2V8

Date d’entrée en vigueur de la politique : 14 septembre 2023

Dernière mise à jour : 5 novembre 2024